Val niet meteen met de deur in huis met je boodschap, maar gebruik een aanspreking. Gebruik voor je docenten de juiste academische titel zoals professor, als je die tenminste kent. Let op: niet alle docenten zijn professor. Ken je de titel niet, gebruik dan enkel heer of mevrouw in combinatie met de achternaam. Als je ook de achternaam niet kent, voeg je nog steeds heer of mevrouw toe aan de aanspreking. Weet je ook niet bij wie je e-mail terecht zal komen, schrijf dan Beste heer of mevrouw.

NIET	WEL
Beste	Beste professor Delvaux
Geachte	Geachte heer of mevrouw
Geachte Jonathan Pieters	Geachte heer Geernaerts
Beste heer Jonathan	Beste collega

Wanneer een docent je een antwoord stuurt, zal hij/zij je waarschijnlijk met je voornaam aanschrijven. Dat geeft je geen vrijgeleide om nadien hetzelfde te doen. De meeste docenten willen steeds op een formele manier aangeschreven worden. Enkel wanneer een docent een e-mail informeel afsluit met Groetjes of Groeten gevolgd door zijn/haar voornaam, kan je er vanuit gaan dat je hem/haar ook met de voornaam mag aanschrijven.